Bij transacties rijst geregeld de vraag: wordt er eerst betaald en dan geleverd of andersom? Een oplossing voor dit probleem is het betrekken van een trusted party bij de transactie en het vastleggen van de afspraken in een notary letter.
Eerst betalen of eerst leveren?
In transacties rijst regelmatig de vraag: wordt er eerst betaald en dan geleverd, of eerst geleverd en dan betaald? Het antwoord op die vraag hangt er vanaf of je de verkoper spreekt – die zal opteren voor eerst betaald krijgen en dan leveren – of koper – die voor het omgekeerde zal kiezen. Gelijk oversteken zou natuurlijk het mooist zijn. Maar dat is in de praktijk ingewikkeld te regelen.
Onpartijdige derde
De oplossing in Nederlandse verhoudingen is echter eenvoudig: betrek er een trusted party bij, een onafhankelijke derde die zowel door de koper als door de verkoper wordt vertrouwd. Deze derde ontvangt het geld op zijn, van zijn eigen vermogen afgezonderde, rekening en houdt het geld voor de koper, totdat levering plaats heeft gevonden, per welk moment hij het geld voor de verkoper houdt. Conceptueel niet al te ingewikkeld en een kwestie van goed documenteren.
Brief van de notaris
In de praktijk zal de notaris vaak de trusted party zijn en wordt het geld overgemaakt op de door de notaris gehouden kwaliteitsrekening. De notary letter is het stuk dat wordt opgesteld om de hiervoor genoemde transactie te documenteren. Hierin staat beschreven op welke wijze gebruik wordt gemaakt van de kwaliteitsrekening; wie onder welke voorwaarden welke bedragen op de kwaliteitsrekening stort, op welk moment de notaris het geld voor welke partij houdt en wanneer de notaris het geld uitboekt.
De notary letter wordt door de notaris opgesteld en ondertekend. De notaris doet dit in de uitoefening van het ambt van notaris en dus als onpartijdige. De ondertekende notary letter wordt door de notaris aan in ieder geval koper en verkoper verzonden. Zij worden ook partij bij de notary letter, wat doorgaans wordt geformaliseerd door medeondertekening van de notary letter.
Transactie verloopt niet als voorzien
Een eenvoudige transactie bestaat al snel uit veel verschillende stappen: het ondertekenen van de koopovereenkomst, eventueel het ondertekenen van leningsdocumentatie, het passeren van de akte van levering en mogelijk het passeren van een akte van verpanding. Wie welke handeling op welk moment uitvoert is van belang, met name in het licht van een mogelijk faillissement van een van de partijen.
Een faillissement heeft immers beschikkingsonbevoegdheid van de betreffende partij tot gevolg en een namens een failliete partij uitgevoerde handeling ter betaling, levering of vestiging van een beperkt recht dat niet door de curator geschiedt, geschiedt onbevoegd. De notary letter bevat bepalingen voor dit soort gevallen waarbij de transactie niet verloopt zoals voorzien.
Artikel tijdschrift TOP
Wat staat er precies in zo’n notary letter, wie zijn partij bij de notary letter en wat zijn nu typisch punten waar partijen over discussiëren bij het uitonderhandelen van de notary letter? Deze vragen en meer komen aan de orde in het artikel ‘Gelijk oversteken. De notary letter in transacties’ van David Meijeren en Paul Quist dat eerder verscheen in het Tijdschrift Ondernemingsrechtpraktijk (TOP, lees deel 1 en deel 2).
In de bijgaande infographic wordt uitgelegd hoe een typische transactie eruit ziet, wat de bijbehorende acties en stappen zijn en wat er in de notary letter geregeld wordt.