Documentautomatisering: in een handomdraai elektronische akten en contracten opstellen met legal tech-vernuft. Deze vorm van tooling wint snel terrein en Advocatie helpt u door de bomen het bos te zien. Zeven handige tools op een rij.
Voor menig advocaat, notaris en jurist is de legal tech-wereld een mer à boire. Hoewel het adagium ‘de juridische sector is te conservatief’ inmiddels klinkt als een vastgelopen langspeelplaat en bovendien aan erosie onderhevig lijkt, moet ook de jonge generatie juristen met de handen in het haar kijken naar het enorme aanbod aan tools.
De keuze is reuze, zo ook op het vlak van documentautomatisering. Wat zoveel wil zeggen als een systeem of proces dat helpt bij het maken van e-documents (of gewoon: elektronische documenten). Met behulp van een beslisboom of vragenlijst voegt de software stukjes bestaande tekst en gegevens logisch samen, zodat akten en contracten naar wens ontstaan.
Cliënten zijn zich bewust van dit soort tech en gaan inmiddels niet meer akkoord met hoge kosten voor laagdrempelig juridisch werk. Big law-firma’s zijn daarom overstag gegaan; zij automatiseren hun bulkwerk met document automation. En ook bedrijven uit andere sectoren die laagdrempelige juridische dienstverlening willen aanbieden, loeren likkebaardend naar al dat legal tech-moois.
Buzz genoeg dus, en daarom tijd voor een overzicht: hieronder zeven must-have tools voor documentautomatisering.
1. Avokaado
Website: Avokaado.io
Allereerst is daar Avokaado. Dit platform biedt aan advocatenkantoren en bedrijven slimme sjablonen, workflowbeheer met digitale ondertekening en elektronische opslag, maar bovenal contractautomatisering. Technisch gezien zet Avokaado daarbij geüploade documenten om in blokken; feitelijk alinea’s, waaraan condities en vragen kunnen worden toegevoegd. Vervolgens kan middels antwoorden daarop – denk aan klantgegevens, keuzes tussen garanties, wel of geen rechtskeuze, enzovoorts – het gewenste juridische document worden samengesteld.
Het platform werkt daarbij volledig op één plek binnen de webomgeving van de gebruiker, teksteditor incluis. Geen gehannes en geschakel meer dus tussen een browser en bijvoorbeeld een externe tekstverwerker als Word. Desalniettemin zijn de gegenereerde documenten wel te exporteren naar bestandstypen als docx en pdf.
Het platform scoort pluspunten omdat via een eigen webwinkel, al dan niet tegen betaling, reeds geautomatiseerde documenten kunnen worden gedownload voor gebruik. Ook kunnen gebruikers zelf geautomatiseerde documenten uploaden naar deze store.
2. Avvoka
Website: Avvoka.com
Avvoka, bij na een naamgenoot van Avokaado, is ook een must-have. Naar eigen zeggen een intuïtieve oplossing voor documentautomatisering die ‘de pijn uit het opstellen van documenten haalt’.
Hoe Avvoka dat precies doet? Vooral door middel van no-code. Dat wil zeggen dat Avvoka een eigen web-tekstverwerker biedt, waarbij geen kennis van coderen nodig is om een ‘automatische documentbouwer’ in te richten. Gebruikers kunnen condities en vragen zonder abracadabra-codes, maar met slechts één klik op de knop toevoegen aan de tekst en alinea’s van een basisdocument. Deze passages met toegevoegde functies zijn daarna door kleurtjes duidelijk te onderscheiden. Bijzonder hierbij is dat de bijgevoegde vragen en condities niet de originele tekst vervangen – zoals bij veel andere tools –, zodat de oorspronkelijke tekst van het document altijd herkenbaar blijft voor de gebruiker.
Net zoals bijna naamgenoot Avokaado, zijn bij Avvoka geen andere programma’s zoals Word nodig. Ook deze software wordt online aangeboden en draait volledig in een webomgeving, mét mogelijkheid tot export in de bekende bestandstypen. De tooling is daarnaast niet te missen in het tech-assortiment van de jurist omdat de getweakte tekstblokken centraal opgeslagen en hergebruikt kunnen worden.
3. Berkeley Bridge
Website: Berkeleybridge.nl
Berkeley Bridge mag evenmin ontbreken. Een vertrouwde speler in het veld, die geen no-code-, maar een low-codeplatform biedt, waarmee ook digibeten zonder programmeerkennis slimme applicaties kunnen ontwikkelen op basis van beslisboomtechnologie. Dat wil zeggen: door middel van een vraag- en antwoordspel, zichtbaar in een beslisboom, bouwt de gebruiker zijn eigen tool, workflow of geautomatiseerd proces.
In de juridische sector wordt Berkeley Bridge vooral gebruikt om apps te maken voor documentautomatisering. Omdat het platform al jaren bestaat, biedt Berkeley Bridge daarbij een scala aan mogelijkheden om – mits er tijd en moeite in wordt gestoken – de gebouwde tool naar smaak te finetunen.
In tegenstelling tot Avokaado en Avvoka draait Berkeley Bridge niet in een webomgeving. De zogenoemde Berkeley Publisher, waarin de apps worden gebouwd, werkt offline en met Word-formats, waarna via een server de gebouwde applicaties online beschikbaar worden gesteld. Wel is Berkeley Bridge momenteel een volledige webversie aan het ontwikkelen.
4. Bryter
Website: Bryter.com
Bryter is opnieuw een no-code platform waarmee het mogelijk is om applicaties te bouwen voor geautomatiseerde processen. Bryter focust daarbij op documentautomatisering, maar zet tevens in op tooling voor onboarding, risk assessment en reporting. Net zoals Berkeley Bridge werkt Bryter bovendien visueel: de vragen en antwoorden die tot een contract of akte moeten leiden, worden in de tool helder weergeven in een beslisboom.
Aan de vragen kunnen gebruikers tags meegeven, en die tags als placeholders – specifieke stukjes tekst die later worden vervangen door een waarde – opnemen in een Word-document. Daarna worden de antwoorden op deze vragen in dat document op de gewenste plek ingevoegd.
Bryter is web based, maar omdat naast het platform een teksteditor nodig is, wordt switchen tussen verschillende apps onontkomelijk. Wat niet wegneemt dat Bryter onmisbaar is in deze lijst. Met name het visuele aspect zit dusdanig goed in elkaar dat meer ingewikkelde functies – berekeningen bijvoorbeeld – eveneens zonder programmeerkennis gebouwd kunnen worden.
5. Document Drafter
Website: Gmeadow.com
Ook Document Drafter heeft een extern tekstprogramma nodig. Sterker nog; het automatiseringsplatform heeft zijn basis in Word en functioneert – net zoals Berkeley Bridge – niet volledig op het web. Wellicht een pré voor sommigen, maar hiermee is de tooling een vreemde eend in de bijt. Bij de meeste andere tools voor documentautomatisering is een externe editor namelijk niet de hoeksteen van de oplossing. Desondanks beweert Document Drafter net zo krachtig te zijn als bestaande tools, maar eenvoudiger in gebruik.
Waarom? Document Drafter werkt via een Word add-in, waarin de vragenlijst wordt opgebouwd. Elke vraag, inclusief de bijbehorende optionele antwoorden, wordt in deze add-in geconstrueerd en doorlopend genummerd. De gebruikers kunnen de antwoorden vervolgens gemakkelijk linken aan bepaalde passages in het Word-document, waarna het corresponderende getal op de juiste locatie in de tekst verschijnt. Dit maakt het schrijven van code overbodig – no-code dus – en het is meteen duidelijk welk stuk documenttekst bij welke vraag hoort.
Dit is niet het enige dat Document Drafter nuttig maakt. In de tool kan volop gesleuteld worden om te komen tot het gewenste document. Zo is het ook mogelijk om bestaande vragenlijsten te uploaden naar een onlineomgeving en deze te koppelen aan nieuwe documenten. Verder kunnen vragenlijsten eenvoudig gedeeltelijk aan gebruikers beschikbaar worden gesteld, en kunnen van een vragenlijst met meerdere documenten de docs los worden aangeboden.
6. Juriblox
Website: Juriblox.nl
Een andere tool voor documentautomatisering die inmiddels bekendheid heeft vergaard, is Juriblox. Dit platform is cloud based en wordt dus via internet aangeboden, óók de tekstverwerker. Juriblox biedt meerdere legal tech-toepassingen als contract lifecycle management, contract review, privacy compliance en natuurlijk documentautomatisering.
Het platform hanteert eveneens een modulaire aanpak in een sterk visuele omgeving. Een document wordt omgezet in – what’s in a name – blocks, waar de gebruiker vragen aan kan toevoegen, waarna de antwoorden verschijnen in de te creëren documenten. Verder kunnen er – net als bij veel concurrerende tools – condities worden toegevoegd aan de blokken om bepaalde stukken tekst te laten verschijnen of juist te laten verdwijnen, en is een export in docx- en pdf-formaat mogelijk.
Waarin Juriblox dan onderscheidend is? Het is een no-code systeem dat dusdanig laagdrempelig en grafisch is vormgegeven, dat de gebruiker in een oogopslag ziet waaraan op dat moment gewerkt wordt. Of dat nu de vragen, het document zelf of de condities zijn.
7. Legito
Website: Legito.com
Ten leste, maar niet de minste: Legito, dat zichzelf omschrijft als advanced document drafting automation, waarna de vertrouwde opsomming van specifieke functionaliteiten volgt. Een greep uit het repertoire: aanpasbare geautomatiseerde workflows, toe te wijzen goedkeuringsrechten, de opties tot veilig delen en digitale ondertekening, en dat alles alweer zonder coderen.
Qua werkwijze verschilt Legito verder niet veel van de andere tools. Een externe tekstverwerker als Word is niet noodzakelijk, want Legito functioneert volledig op het web. Ook kunnen aan alinea’s condities worden toegevoegd, eventueel via drag-and-drop, en is export in de bekende bestandstypen mogelijk.
Waar Legito vooral in uitblinkt, is het ‘vraag-antwoordspel’. Bij alle hier besproken tools maken de gebruikers een document aan door in een lijst vragen te beantwoorden, om daarna pas het document te downloaden. Legito heeft echter de mogelijkheid om de vragen direct in het document te tonen. In een soort voorvertoning van het document loopt de gebruiker langs alle plekken die input nodig hebben, en voegt informatie toe waar nodig.
Tot slot biedt Legito extra flexibiliteit om in deze previewmodus bepaalde alinea’s alsnog helemaal weg te laten, zonder dat dit gecodeerd hoeft te worden.
Dit artikel is eerder gepubliceerd in het jongste nummer van Advocatie Magazine. Klik op de cover om het magazine te openen of ga naar de Magazine-pagina. Hier kunt u ook een gratis abonnement aanvragen.
